Individual-Software: Benefit Büroservice


Benefit Büroservice und Benefit Partner aus St. Pölten benötigten ein komplett neues, verlässliches und sicheres Online-System, das zeitnahes Beantworten von eingehenden Anfragen/Anrufen und ein strukturiertes »Leadmanagement« ermöglicht. Wir haben da natürlich eine Lösung...

  • Ansicht des Leadmanagement-Systems in der Desktop-Variante von Benefit Büroservice in St Pölten.
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Das sind die Highlights

Leadmanagement-Zusammenfassung im individuellen Online-System (Tablet-Variante)

INTUITIVE BENUTZERFÜHRUNG.
Das System wird von Benefit und Benefit-KundInnen verwendet. Eine einfache und intuitive Benutzerführung ist deshalb zentral.

DIGITALE UNTERSTÜTZUNG.
Ziel ist das strukturierte Bearbeiten der eingehenden Anrufe, damit der Telefonservice noch effizienter wird. Das kommt auch den Benefit-Kunden zugute.

INDIVIDUELL ERWEITERBAR.

Wir haben das System entlang der spezifischen Anforderungen entwickelt, geplant und umgesetzt. Damit sind viele Funktionen entstanden, die Benefit je nach Situation zusätzlich nutzt.
Barbara Brandstetter, Benefit Büroservice, und Jakob Zehethofer, Benefit Partner.

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Als UnternehmerIn kennen Sie die Situation: MitarbeiterInnen und GeschäftsführerInnen sind in Besprechungen und können die eingehenden Anrufe im Unternehmen nicht beantworten. Es ist niemand erreichbar. Kunden könnten das Service des Unternehmens infrage stellen und unzufrieden werden. In diesen Momenten kommt Benefit Büroservice ins Spiel:

Sind im Moment alle Mitarbeiterinnen beschäftigt, wird der Anruf automatisch an das Büroservice weitergeleitet und dort beantwortet. Die Kunden des Büroservices erhalten anschließend umgehend alle Informationen zum Gespräch per E-Mail oder SMS. Das Resultat mit Benefit Büroservice: Alle Anrufe im Unternehmen werden beantwortet (ausnahmslos) – auch an den Randzeiten früh morgens oder spät abends. Kunden fühlen sich gut aufgehoben und sind zufrieden. Klingt gut? Finden wir auch!

Damit alles reibungslos läuft, durften wir für Geschäftsführung Jakob Zehethofer (Benefit Partner Gmb) und Barbara Brandstetter (Benefit Büroservice GmbH) den gesamten Online-Service-Bereich strukturieren, planen und technisch umsetzen.

Ziel des Service-Bereiches ist, die MitarbeiterInnen dabei zu unterstützen, jede Kontakt- oder Supportanfrage bestmöglich zu bearbeiten. Dafür stehen im Online-Bereich genau jene Informationen parat, die im Moment benötigt werden. Dieses System wird tagtäglich sowohl von Benefit Büroservice selbst, als auch von deren Kundenunternehmen angewendet.

Hohe Priorität bei den Online-Services gilt dem strukturierten Bearbeiten von Anfragen, dem »Leadmanagement«. Als »Lead« wird eine Person bezeichnet, die ein Produkt oder eine Dienstleistung aus einem Kaufinteresse bzw. einer Kaufabsicht heraus anfragt. Ziel des Lead-Management ist die genaue Planung des Ablaufs und der Organisation der Kommunikation mit potenziellen KundInnen. Sehr wichtig dabei ist zweifellos, diese Erstkontakte professionell und zeitnah zurückzurufen und zu beraten. Bei eingehenden Anrufen oder Rückrufen ist für die MitarbeiterInnen im System ad hoc ersichtlich, welche Informationen die anrufende Person benötigt und alles kann reibungslos zur Zufriedenheit des Anrufers erfolgen.

Systemtechnisch besticht die Umsetzung des Online-Services durch viele Funktionen – u.a.:
  • eine Überblicks- und Detailauswertung der Kontakte in Form von Statistiken,
  • eine punktgenaue Zuordnung der Kontakte zu MitarbeiterInnen (aufgrund vordefinierter Kriterien wie Postleitzahl oder Unternehmen) und
  • Aufgaben anzulegen sowie E-Mail-Reminder zu aktivieren.
Eine verlässliche und punktgenaue Bearbeitung von Kontakten in verschiedenen Bedürfnislagen (Anfrage bis Support) wird somit ermöglicht und bestmöglich unterstützt.

Planung – User-Interface-Gestaltung – Umsetzung

www.benefit-bueroservice.at
www.benefit-partner.com

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