Wie lässt sich verhindern, dass erwünschte Mails im Spam-Ordner landen?


31. Juli 2018 | Jede/r UnternehmerIn kennt die Situation: Erwünschte E-Mails, Auftragsbestätigungen oder Bestellbestätigungen landen im Spam-Ordner – wie ärgerlich! Denn in einer Riege mit den Spam-Mails werden wichtige Nachrichten womöglich erst zu spät gesehen oder gar nicht wahrgenommen.
Wir geben Ihnen hier deshalb einige Tipps, was Sie unternehmen können, damit erwünschte E-Mails nicht mehr in Ihrem Spam-Ordner landen.

Was ist Spam? Und wozu braucht es einen Spam-Ordner?


Zuallererst: Spam – was, wer und warum überhaupt?

Diejenigen, die Spam-Nachrichten versenden, sind "Spammer" und das Verschicken von Spam-Mails wird "Spamming" genannt. Die Verwendung von "Spam" für die Benennung von unerwünschten Email-Nachrichten mit Werbecharakter geht auf den Spam-Sketch der englischen Serie Monty Python zurück. Er benannte mit Spam etwas, das man nicht möchte, aber trotzdem bekommt. Der Begriff "Spam" bezieht sich auf "Dosenfleisch"; Spam ist sozusagen die Abkürzung von "SPiced hAM" . So viel zum Wort-Ursprung.

Spam-Mails zu verschicken ist unglücklicherweise sehr günstig. Denn es werden unzählige Mailadressen auf einmal adressiert und es braucht dazu recht wenig Hardware und Software. Das ist auch der Grund, warum es für die Spammer lukrativ ist – auch, wenn nur ein geringer Prozentsatz der Spam-Empfänger auf das Angebot reagiert/hereinfällt. Hauptsächlich verdienen Spammer ihr Geld über drei Wege: (1) Produktverkauf, (2) Dialerinstallation (mittels Klick im Spam-Mail installiert sich ein Dialer; der Spammer verdient an den hohen Telekommunikationskosten mit) oder (3) Kreditkartendaten.

Spam-Ordner: Fluch oder Segen?

Aufgrund des hohen Spam-Aufkommens in der weltweiten Kommunikation via E-Mail hat es sich eingebürgert, dass jeder Posteingang einen Spam-Ordner hat. Bereits als Spam identifizierte E-Mails werden dort gebündelt, damit sie beim täglichen Arbeiten geringstmöglichst stören. Die Mail Client erkennen Spam-Emails einerseits aufgrund des Absenders, andererseits aufgrund der Prüfung des Textes und des Betreffs. Auch am Webspace sind Posteingangs- und Postausgangsserver so konfiguriert, dass Spam-Mails möglichst abgefangen werden, bevor sie schaden oder stören können.
Manches Mal jedoch reagiert der Spam-Filter auch bei wichtigen und seriösen E-Mails und schlägt vermeintlich Alarm. Das ist dann ärgerlich. Aber es gibt eine Reihe an Lösungen, einige davon haben wir für Sie hier im Folgenden zusammengefasst.

Wie gehe ich vor, wenn ich bereits eine wichtige E-Mail in meinem Spam-Ordner auffinde?


Als erster und zunächst wichtigster Schritt: Das E-Mail als „erwünscht“ markieren, sprich „Kein Junk“ auswählen und das Mail kennzeichnen. So kann der Mail Client (z.B. Thunderbird, Outlook) den Empfänger richtig einordnen und stuft diesen nach einiger Zeit als vertrauenswürdig ein. Trainieren Sie so Ihren Mail Client darauf, im Laufe der Zeit Junk zuverlässig selbst zu erkennen.

Was können Sie tun, wenn Mails von Ihrer Webseite (Bestellungen, Anfragen, Reservierungen) im Spam-Ordner landen?


E-Mails meiner Webseite landen im Spam – was kann ich dagegen tun?

Sie haben ein Anfrage-Formular auf Ihrer Webseite und erhalten dort regelmäßig Nachrichten zu Bestellungen, Reservierungen oder Anfragen. Eine dieser E-Mail von der Webseite ist im Spam gelandet?

Wenn Anfragen Ihres Anfrage-Formulars im Spam-Ordner landen, dann ist das ärgerlich und im schlimmsten Fall sogar umsatzsenkend. Doch auch hier stehen Lösungen bereit:
  • Zunächst die erwünschte Mail als „Kein Junk“ markieren und damit den Absender als vertrauenswürdig kennzeichnen.
  • Als nächsten Schritt können Einstellungen überprüft werden: Mit welchen Einstellungen wird verschickt? Hierbei kann einerseits der Hoster (der die Servereinstellungen der Mailbox verwaltet) helfen oder die Webagentur, die die Webseite erstellt hat.
Im Spam-Ordner gelandet können E-Mails von meinem Webseite-Anfrageformular zum Glück noch gefunden, gelesen und bearbeitet werden. Und wieder in den Posteingang verschoben werden, wo sie auch hingehören. Schlimmer ist es, wenn diese E-Mails gar nicht ankommen:

Wie gehe ich vor, wenn E-Mails von meinem Anfrage-Formular (Bestätigungen, Reservierungen & Co) gar nicht erst ankommen?


Hier stehen die Einstellungen im Fokus der Bemühungen:
  • Vertrauenswürdige Versanddomain: Wie ist die Domain des Mailabsenders (<Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, zum Ansehen müssen Sie in Ihrem Browser JavaScript aktivieren.>) konfiguriert? Sind hier DNS-Einträge hinterlegt? Beispielsweise DKIM, SPF, DMARC. Sind diese korrekt gesetzt, können Empfänger in jedem Fall überprüfen, dass diese Domain als Absender erlaubt ist. Diese Einträge sind vom Hoster /der Webagentur oder mit einigen IT-Kenntnissen auch selbst einzustellen.

    In diesem Zusammenhang macht es sich bezahlt, zu überprüfen, ob sich die eigene Domain-Endung auf einer Blacklist befindet. Überprüfen können Sie das beispielsweise hier:
    http://multirbl.valli.org/
    https://mxtoolbox.com/SuperTool.aspx
    https://www.mail-tester.com/
  • Über Postausgang versenden: E-Mails werden vom Webspace über einen Postausgang (SMTP-Postausgangsserver) versendet. Mit dieser Einstellung können E-Mails wie von einem „echten“ Postausgang verschickt werden (z.B.: Outlook), was zur Folge hat, dass dieses Mail als vertrauenswürdiger eingestuft wird. Von einem Postausgang zu versenden (oder eben nicht), macht einen qualitativen Unterschied und kann dabei helfen, Emails und Spam-Emails besser voneinander zu unterscheiden.
  • Mail-Firewall im Posteingangsserver: Sie können mit Ihrem Hoster darüber sprechen, welche Einstellungen der Firewall aktiviert sind und hier gegebenenfalls optimieren.
  • Inhaltliche Prüfung: Das Mailprogramm testet bei jedem Mail auf mögliche Elemente, die Spam-Mails auch im überwiegenden Teil aufweisen, wie beispielsweise den Betreff, das Bild-Text-Verhältnis, Verlinkungen, etc. Bei der Erstellung von automatischen Mails nach Ausfüllen eines Anfrage-Formulars macht es großen Sinn, auf Elemente zu verzichten, die Spam-ähnlich oder -typisch sind. Empfehlenswert ist auch, dass bei jedem Mailing eine „Plain“-Version mitgesendet wird: Neben der gestalteten HTML-Version des Mailings stellt „Plain“ eine Text-Version bereit, die dann ausgespielt wird, wenn das Programm die HTML-Elemente nicht laden kann.

Der umgekehrte Fall: Wie reagiert man am besten auf Spam-Mails im Posteingang?

  • 1 Richtig markieren Sollten Sie unerwarteterweise ein Spam-Mail erhalten, markieren Sie das Mail unbedingt als Spam/Junk. Somit kann Ihr Mail Client dazulernen und zukünftige Mails von diesem Absender sowie ähnliche Mails gleich selbständig als Spam melden und Ihnen mit [SPAM] anzeigen. Das spart Ihnen Zeit und Mühe.
  • 2 Verdächtige Anhänge nicht öffnen Mail-Anhänge niemals öffnen, wenn Ihnen der Absender nicht bekannt ist, denn auch Anhänge (Bildern, PDFs, ZIP-Dateien) können Schadprogramme enthalten.
  • 3 Verdächtige Mails nicht öffnen Emails von unbekannten Absendern sollten Sie allgemein nicht öffnen.
  • 4 Absender prüfen Werfen Sie auch bei Emails von vermeintlich bekannten Unternehmen (Banken oder Institute) einen Blick auf den Absender. Wenn dieser nicht plausibel klingt und Sie mit diesem Unternehmen keinen oder kaum Kontakt haben, seien Sie besser skeptisch.
  • 5 Virenschutz aktiv halten Am eigenen Computer, Tablet oder Laptop immer aktuelle Software verwenden. Unbedingt einen Virenschutz installieren – dabei sind kostenpflichtige Programme oft die bessere Wahl (beispielsweise Kaspersky oder Pandy Security).
> Spam-Emails vermeiden

Fazit

Wenn Ihre Mails von der Webseite (sprich Bestellbestätigungen, Buchungen, etc.) nicht bei Ihnen ankommen oder immer im Spam-Ordner landen: Es gibt Auswege und Lösungen für dieses Problem. Obwohl es nervig und ärgerlich sein kann, können Sie selbst und die Profis Ihrer Agentur oder Hosters einiges ausprobieren, um das Problem nachhaltig zu beheben.

Wenn erwünschte Mails im Spam-Ordner landen oder umgekehrt – unerwünschte Spam-Mails in Ihrem Posteingang – ist das alles andere als ideal: Es kostet Zeit und Nerven und ist schlichtweg unnötig. Das Thema Spam wird auch in der nächster Zeit gegenwärtig bleiben, deshalb heißt es, eine langfristige Lösung zu finden.

Erste Anlaufstellen für Fragen dieser Art und nachhaltige Lösungen ist Ihr Hoster (z.B. BSO), denn dieser kann die Mailserver-Einstellungen überprüfen und ggf. anpassen und mit Ihnen gemeinsam eine Lösung finden.
Wenn es Mails von Ihrer Webseite betrifft, beispielsweise Anfrage-Bestätigungen von Ihrem Online-Formular, ist auch immer die Agentur Ansprechpartner erster Wahl. Zudem können Sie selbst auch aktiv werden: Markieren Sie Spam als Spam und erwünschte Mails als "erwünscht". Dann helfen Sie dem Mail Client dabei, echte E-Mails von unerwünschten Mails zu unterscheiden. Wenn Sie bereits im Vorhinein auf den richtigen Umgang mit Mail & Mailadresse achten, kommen Sie vielleicht erst gar nicht in den Spam-Genuss. Und wenn doch: Dann können Einstellungsänderungen und laufende Beobachtung dabei helfen, das lästige Spam-Problem loszuwerden oder zumindest stark zu mindern.

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