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Webinar- und Videokonferenz-Tools im Überblick

Seit der Corona-Krise boomen Videokonferenz-Tools und Plattformen, mit denen Besprechungen und Abstimmung virtuell – und damit auch im Home Office – durchgeführt werden können. Seither werden wir öfter gefragt, welche Anbieter und Tools es überhaupt gibt und worin deren Vorteile und Nachteile liegen...

Wir geben hier deshalb einen kurzen Überblick über gängige Tools, die wir bereits verwendet haben.
Anbieter virtueller Videokonferenz- und Meeting-Tools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer.
Doch nicht jedes Tool ist für jede Anforderung das richtige, geschweige denn für jedes Team oder jedes Unternehmen.

Jedes Tool hat verschiedene Modalitäten oder Eigenschaften. Und manchmal wird bereits beim ersten Blick auf diese Vor- und Nachteile klar, welche Plattformen für welche Anforderungen am besten geeignet erscheint.

Wir hatten seit dem letzten Jahr sehr viele Gelegenheiten, uns mit unterschiedlichen Anbietern und Tools auseinanderzusetzen, weil wir uns auf unsere Kunden einstellen. Diese Erfahrungen teilen wir hier gern mit allen... lassen Sie uns zunächst mit den Klassikern beginnen, die wohl schon jeder kennt:

Microsoft Teams


Microsoft Teams entstammt, wie der Name bereits verrät, dem Hause Microsoft.

Microsoft Teams ist nicht nur ein klassisches Videokonferenz-Tool, sondern auch eine Plattform zum Zusammenarbeiten. Teams ermöglicht so den einfachen Austausch von Dokumenten. Nutzer können auch, ähnlich zu Dropbox oder Google, gemeinsam an Dokumenten, Präsentation oder Tabellen arbeiten. Dazu ist Microsoft Teams direkt mit den Office Lösungen verknüpft (Word, Powerpoint, Excel, etc.).

Vorteile:
  • Videokonferenz- und Collaboration-Tool (Zusammenarbeit) Tool in einem
  • Gratis für Microsoft 365 Nutzer
  • Bis zu 250 TeilnehmerInnen pro Konferenz
  • Zugang über Webbrowser oder App
  • Integrationen von weiteren Apps und Tools (z.B. Umfrage-Tools, Whiteboard-Tools, etc.)
Nachteile:
  • Viele Funktionen, die bei einer klassischen Videokonferenz nicht zwingend benötigt werden
  • Komplexe Daten- und Gruppenstruktur, weshalb die Verwaltung durch eine zentrale Stelle empfehlenswert ist (z.B. IT-Abteilung)

Einige spannende Integrationen in Microsoft Teams haben wir natürlich auch ausprobiert:

Mural: Perfekt zum Brainstormen und zur Erstellung von kreativen Mind-Maps
Polly: Umfragetool zur schnellen Abstimmung
HeyTaco: Ein witziges Tool zur Wertschätzung von Kollegen. Besondere Leistungen können durch die Vergabe von „Tacos“ virtuell anerkannt werden.

Zoom

Die Videokonferenz-Software Zoom aus den USA wurde vor allem durch die Corona-Krise bekannt. Im Vergleich zu Teams liegt hier der Fokus auf Videokonferenzen – es gibt daher keine Datenablage und -verwaltung.

Mit sogenannten »Zoom Meetings« kann eine Konferenz direkt über den Webbrowser oder über die Zoom-App (für Desktop und Smartphone) abgehalten werden.

Vorteile:
  • Bis zu 100 TeilnehmerInnen in der Gratis-Version (500-1.000 Personen in der kostenpflichtigen Version)
  • »Breakout Sessions«: TeilnehmerInnen einer großen Videokonferenz werden in kleinere Räume aufgeteilt.
Nachteile:
  • Kritik aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsmängeln
  • Gratis-Version auf 40 Minuten limitiert (danach muss eine neue Sitzung gestartet werden)

Google Meet

Google Meet ist ein Videokommunikationsdienst von Google und ersetzt seit einiger Zeit »Google Hangouts«.

Vorteile:
  • Konferenzen über Google-Meet können direkt im eigenen Google-Kalender eingeplant werden
  • Konferenz bis zu einer Stunde kostenlos
  • Teilnahme im Web-Browser oder durch Smartphone-App
Nachteile:
  • Für die Teilnahme wird ein Google-Account benötigt
  • Einschränkungen ohne kostenpflichtigen G-Suite Account

Übrigens: Seit März gibt es in unserem Team täglich 2 Abstimmungen mittels Google-Meet. Mit einem fix erstellten Konferenz-Raum (einem gleichbleibenden Link) können alle jederzeit zugreifen und den Raum auch tagsüber für interne Abstimmungen verwenden.
Und nun zu ein paar weniger bekannten Tools:

BigBlueButton

BigBlueButton wird nicht nur in Unternehmen, sondern auch in Schulen und Universitäten eingesetzt. Lernplattformen wie Moodle können nämlich einfach integriert werden können.

Vorteile:
  • Open-Source-Lösung
  • Bis zu 100 TeilnehmerInnen in einer Konferenz
  • Breakout-Sessions möglich
Nachteile:
  • Automatische Aufzeichnen der Videosession muss manuell deaktiviert werden

Jitsi Meet

Das kostenlose Open-Source Tool Jitsi Meet ist eine beliebte Alternative zu Teams und Zoom und punktet vor allem durch die einfache Bedienbarkeit.

Vorteile:
  • Keine Registrierung notwendig
  • Teilnahme über Webbrowser oder App
Nachteile:
  • Maximale Teilnehmer-Anzahl: 75 (jedoch mit schlechter Qualität, besser sind max. 35 Personen)

GoToMeeting

GoToMeeting ist ein unkompliziertes Tool für virtuelle Meetings mit speziellen Lösungen auch für Schulen und Universitäten.

Vorteile:

  • 150-3.000 TeilnehmerInnen
  • Kontrolle des Bildschirms kann an 1 TeilnehmerIn übergeben werden
Nachteile:
  • Kostenpflichtig (14-Tage Gratis-Version)
  • Für gewisse Funktionen muss extra bezahlt werden.

Cisco Webex Meetings

Eine Alternative zu Microsoft Teams ist Cisco Webex Meetings, eine umfangreiche Plattform, die auch ein  Austausch von Dokumenten ermöglicht.

Vorteile:
  • Konferenz- und Collaboration-Tool
  • Bis zu 100 Personen in der Gratis-Version
  • Zugang mittels Webbrowser und App
Nachteile:
  • Komplexes System
  • Kostenpflichtig
Zusammenfassung / Fazit
Wie auch in anderen Bereichen gibt es persönliche Vorlieben und Präferenzen. Wir bevorzugen Google Meet für interne Abstimmungen, verwenden aber auch Zoom für Kundentermine und externe Kommunikation. Wichtig sind bei der Wahl des richtigen Tools die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des eigenen Unternehmens. Auch die Mitarbeiter, die damit täglich arbeiten (müssen), sollten mit der ausgewählten Videokonferenz-Plattform gut damit klar kommen.

Kennen Sie noch weitere Tools oder Plattformen, die Sie gerne verwenden und empfehlen würden? Senden Sie doch bitte eine kurze Mail an <Diese E-Mail-Adresse ist gegen Spam Bots geschützt, zum Ansehen müssen Sie in Ihrem Browser JavaScript aktivieren.>
Wir erweitern unsere Liste gern...

Gibt's dazu noch mehr zu erfahren? – Ja, klar!

Wir geben gerne unser Wissen und unsere Erfahrungen weiter. Maßgeschneiderte Empfehlungen und Lösungen für die individuelle Online-Strategie gibt′s natürlich für alle unsere KundInnen (und alle, die es noch werden wollen) im Rahmen einer persönlichen Beratung in St. Pölten und Amstetten.
Mann in blauem Hemd grinst in die Kamera. Es ist Markus Hofstätter. Online Marketing Manager bei Q2E.
Über den Autor · Markus Hofstätter
Als Media- und Kommunikationsberater (FH St. Pölten) ist Markus bei uns für das Online-Marketing zuständig und seit seinem ersten Tag voll und ganz eingelebt: Er hat sich die effektive Neukundengewinnung mit Google Ads und die Entwicklung effektiver Online-Kommunikations-Strategien zur Aufgabe gemacht - und: 110% für unsere Kunden da zu sein. Das Internet bietet viele einfache und effiziente Möglichkeiten, die Sichtbarkeit von Unternehmen zu erhöhen: Seine Vision ist es daher, unseren Kunden sein Wissen und seine eigenen Erfahrungen zugute kommen zu lassen.

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